1. Phạm vi và vai trò
Với dữ liệu tài khoản, thanh toán và liên lạc của doanh nghiệp, HD Web Services là bên quyết định mục đích và cách xử lý (bên kiểm soát dữ liệu).
Với dữ liệu của khách truy cập (nội dung chat, thông tin liên hệ để lại) và dữ liệu doanh nghiệp nạp vào Botia, doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu. HD Web Services xử lý dữ liệu này thay mặt doanh nghiệp, chỉ để vận hành Botia theo cấu hình của doanh nghiệp, theo Điều khoản sử dụng Botia.
Nếu bạn là khách truy cập và muốn biết cách một doanh nghiệp dùng thông tin của bạn, vui lòng đọc chính sách bảo mật trên website của doanh nghiệp đó và liên hệ trực tiếp với họ.
2. Dữ liệu của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp đăng ký và sử dụng Botia, chúng tôi xử lý:
- Tài khoản: tên, email, mật khẩu (chỉ lưu dạng mã hoá một chiều); nếu đăng nhập bằng Google, chúng tôi nhận tên, email và ảnh đại diện từ Google
- Phiên đăng nhập: địa chỉ IP và thông tin trình duyệt
- Workspace: tên, thành viên và vai trò, lời mời, domain gắn widget, khoá API, cấu hình giao diện và cách trả lời của bot
- Dữ liệu nạp vào: tài liệu, danh sách sản phẩm, câu hỏi và câu trả lời mẫu, nội dung lấy từ website khi doanh nghiệp yêu cầu nạp từ website
- File gốc nhập gần nhất (tài liệu, CSV hoặc Excel sản phẩm) được giữ nguyên để doanh nghiệp tải lại, kể cả các cột nội bộ như giá vốn; bot không đọc các cột nội bộ này
- Cấu hình nhận thông báo: email, Telegram, Zalo (gồm mã bot và chat ID doanh nghiệp tự nhập)
- Thanh toán: gói đã mua, số tiền, mã đơn, nội dung chuyển khoản và trạng thái; chúng tôi không nhận và không lưu số thẻ hay thông tin đăng nhập ngân hàng
- Lựa chọn nhận email cập nhật và ưu đãi
3. Dữ liệu của khách truy cập
Khi khách truy cập trò chuyện với Botia trên website của doanh nghiệp, Botia xử lý:
- Nội dung khách gõ và câu trả lời của bot
- Thông tin liên hệ khách tự để lại: tên, số điện thoại, email, Zalo, Telegram, Viber, Facebook hoặc kênh khác
- Địa chỉ trang khách đang xem khi chat, và một mã ngẫu nhiên lưu trên trình duyệt để giữ lịch sử cuộc trò chuyện
- Địa chỉ IP, dùng để giới hạn tần suất và chống lạm dụng
- Đánh giá của khách về câu trả lời, và lượt bấm vào sản phẩm bot giới thiệu
Botia không hỏi dữ liệu cá nhân nhạy cảm (sức khoẻ, tài chính cá nhân, sinh trắc học…). Khách truy cập vui lòng không gửi các thông tin này qua khung chat.
4. Mục đích và cơ sở xử lý
Chúng tôi dùng dữ liệu để:
- Cung cấp dịch vụ: tạo tài khoản, vận hành workspace, trả lời khách truy cập, lưu lead và gửi thông báo lead cho doanh nghiệp
- Thu phí và kích hoạt gói tin, gửi email xác nhận và nhắc hạn
- Báo cho doanh nghiệp khi widget không chạy được (khoá bị thu hồi, workspace bị khoá, dịch vụ AI gián đoạn)
- Giới hạn tần suất, chống tạo nhiều tài khoản để lấy tin miễn phí, bảo đảm an toàn hệ thống
- Gửi email cập nhật và ưu đãi, chỉ khi doanh nghiệp đồng ý
Dữ liệu doanh nghiệp được xử lý để thực hiện hợp đồng dịch vụ mà doanh nghiệp đồng ý khi đăng ký; email cập nhật và ưu đãi dựa trên sự đồng ý riêng, có thể tắt bất cứ lúc nào. Dữ liệu khách truy cập được xử lý theo chỉ dẫn của doanh nghiệp; doanh nghiệp chịu trách nhiệm có cơ sở hợp pháp để thu thập.
Chúng tôi không bán dữ liệu, không dùng dữ liệu khách truy cập để quảng cáo, và không dùng dữ liệu của một workspace để trả lời khách ở workspace khác.
5. Xử lý bằng trí tuệ nhân tạo
Botia là trợ lý ảo dùng trí tuệ nhân tạo (AI). Câu trả lời được tạo tự động từ tài liệu và sản phẩm doanh nghiệp cung cấp, có thể chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ.
Để tạo câu trả lời, nội dung khách gõ, lịch sử cuộc trò chuyện và phần dữ liệu liên quan của doanh nghiệp được gửi tới Anthropic (Hoa Kỳ). Để tìm đúng tài liệu và sản phẩm, nội dung tài liệu, sản phẩm và câu hỏi của khách được gửi tới OpenAI (Hoa Kỳ) để chuyển thành dữ liệu tìm kiếm.
Botia không ra quyết định tự động nào có ảnh hưởng pháp lý tới khách truy cập. Việc báo giá, bán hàng và chăm sóc khách vẫn do doanh nghiệp thực hiện.
6. Nhà cung cấp và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Chúng tôi dùng các nhà cung cấp sau, mỗi bên chỉ nhận phần dữ liệu cần cho việc họ làm:
- Máy chủ và cơ sở dữ liệu của Botia — Việt Nam
- Cloudflare — lưu file gốc (R2), phân phối nội dung, chống đăng ký tự động (Hoa Kỳ)
- Anthropic — mô hình AI tạo câu trả lời (Hoa Kỳ)
- OpenAI — chuyển tài liệu, sản phẩm và câu hỏi thành dữ liệu tìm kiếm (Hoa Kỳ)
- Resend — gửi email (Hoa Kỳ)
- payOS — thanh toán bằng mã QR (Việt Nam)
- Google — đăng nhập bằng Google; Google Tag Manager và công cụ thống kê trên trang giới thiệu, đăng nhập, đăng ký (Hoa Kỳ)
- Telegram, Zalo — chỉ khi doanh nghiệp bật: thông tin lead được gửi tới bot của chính doanh nghiệp
Vì một số nhà cung cấp đặt máy chủ ngoài Việt Nam, dữ liệu có thể được chuyển và xử lý ở nước ngoài. Khi thay đổi nhà cung cấp, chúng tôi cập nhật danh sách này.
7. Thời gian lưu trữ và xoá dữ liệu
- Hội thoại và lead được lưu cho tới khi doanh nghiệp xoá. Doanh nghiệp xoá từng hội thoại, từng lead trong trang quản trị
- Tài liệu, sản phẩm và file gốc được lưu cho tới khi doanh nghiệp xoá hoặc thay bằng file mới
- Khi chủ sở hữu xoá workspace, chúng tôi xoá ngay thành viên, khoá API, domain, sản phẩm, tài liệu, file gốc, hội thoại, lead, nhật ký và cấu hình (kể cả mã bot Telegram, Zalo). Việc xoá không khôi phục được. Tên workspace, lịch sử thanh toán và thống kê chi phí được giữ lại theo thời hạn pháp luật về kế toán, thuế
- Tài khoản đăng nhập được giữ cho tới khi bạn yêu cầu xoá (mục 10). Chúng tôi xoá trong 20 ngày kể từ khi xác minh yêu cầu
Lịch sử chat lưu trên trình duyệt của khách truy cập có thể được xoá bằng cách xoá dữ liệu trang web trong cài đặt trình duyệt.
8. Email
Chúng tôi gửi email cần cho việc dùng dịch vụ: xác thực tài khoản, lời mời thành viên, thông báo lead, xác nhận thanh toán, nhắc hạn, cảnh báo widget không chạy. Doanh nghiệp không tắt được nhóm email này khi còn dùng dịch vụ, trừ thông báo lead (chỉnh ở trang Thông báo).
Email cập nhật và ưu đãi chỉ gửi khi doanh nghiệp đồng ý lúc đăng ký. Doanh nghiệp tắt bất cứ lúc nào ở trang Thông báo trong trang quản trị.
10. Quyền của bạn
Bạn có quyền được biết dữ liệu nào của mình đang được xử lý; yêu cầu xem, sửa, xoá; rút lại sự đồng ý; phản đối hoặc yêu cầu hạn chế xử lý; và khiếu nại nếu cho rằng dữ liệu bị dùng sai mục đích.
- Doanh nghiệp: tự xem, sửa và xoá phần lớn dữ liệu trong trang quản trị. Yêu cầu khác (xoá tài khoản đăng nhập, xuất dữ liệu) gửi tới [email protected] từ email của tài khoản
- Khách truy cập: gửi yêu cầu cho doanh nghiệp sở hữu website. Nếu bạn gửi cho chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển tới doanh nghiệp đó và hỗ trợ họ thực hiện
Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong 2 ngày làm việc. Sau khi xác minh, chúng tôi cung cấp hoặc sửa dữ liệu trong 10 ngày, ngừng xử lý theo yêu cầu rút đồng ý trong 15 ngày, và xoá dữ liệu trong 20 ngày. Nếu không thực hiện được một phần yêu cầu theo quy định của pháp luật, chúng tôi sẽ nêu rõ lý do.
11. Bảo vệ dữ liệu
- Dữ liệu truyền qua kết nối mã hoá (HTTPS)
- Dữ liệu mỗi workspace tách biệt và chỉ thành viên của workspace xem được; quyền tải file gốc chỉ dành cho chủ sở hữu, quản trị viên. Nhân sự vận hành của HD Web Services chỉ xem workspace ở chế độ chỉ đọc khi cần hỗ trợ hoặc xử lý sự cố
- Khoá bí mật (secret key) chỉ lưu dạng mã hoá một chiều; widget chỉ chạy trên domain doanh nghiệp đã khai báo
- File gốc lưu ở kho không công khai, chỉ tải được qua đường dẫn có hạn 5 phút sau khi kiểm tra quyền
- Giới hạn tần suất tin nhắn và chống đăng ký tự động
Nếu xảy ra sự cố làm lộ dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng, và cho người bị ảnh hưởng cùng cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
12. Trẻ em
Botia là dịch vụ cho doanh nghiệp; tài khoản Botia chỉ dành cho người trưởng thành. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em. Doanh nghiệp có website hướng tới trẻ em cần tự bảo đảm có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ trước khi để khách dùng khung chat.
13. Thay đổi chính sách
Chính sách có thể được cập nhật khi cách chúng tôi xử lý dữ liệu thay đổi; ngày cập nhật gần nhất ghi ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi thông báo cho doanh nghiệp qua email hoặc trong trang quản trị trước khi áp dụng.
Chính sách này đi cùng Điều khoản sử dụng Botia (đường dẫn ở cuối trang).
14. Liên hệ
Mọi câu hỏi về chính sách này, vui lòng liên hệ:
- HD Web Services
- Email: [email protected]
- Điện thoại/Zalo: 0984 785 002
- Địa chỉ: 797, Đường DT743A, Phường Dĩ An, TP.HCM